Работа с делегациями и сервисное обеспечение участников

Работа с участниками – это системный процесс привлечения гостей различных категорий на мероприятие, осуществление своевременного комплексного информирования делегатов обо всех аспектах события, а также обеспечение комфортного и эффективного пребывания гостей на площадке проведения события.

В цифрах

>20 000 обращений было получено во время проведения XXII Олимпийских игр и  XXI Паралимпийских игр в Сочи

60 официальных делегаций было принято во время Председательства РФ в «Группе двадцати» в 2013 году

Работа с делегациями:

  • Полная информационная и логистическая поддержка участников как удаленно, так и на площадке.
  • Работа с базами данных участников: рассылка приглашений по выборке участников; осуществление follow-up обзвонов, мониторинг статусов принятий решений об участии.
  • Разработка алгоритма взаимодействия с участниками
  • Конфигурация сервисов и разработка механизма их заказа: транспорт, бронирование гостиниц, организация переговоров, планирование культурной программы.
  • Знание иностранных языков и наличие соответствующего культурного кругозора.

В рамках организации мероприятий высокого международного и государственного уровня ведется особая системная информационная работа с делегациями, которая выполняется группой офицеров связи – ответственными менеджерами, закрепленными за группой участников или статусной делегацией.

Основные особенности работы офицеров связи на мероприятиях высокого уровня:

  • Составление и согласование общей программы пребывания делегации (поминутного расписания встреч и передвижений).
  • Решение организационно-финансовых вопросов пребывания c посольством или протокольной службой.
  • Протокольная организация встреч и проводов: контроль присутствия символики государств, процедура приветствия у трапа самолета, персональный состав встречающих, перевод, приоритетное обслуживание в аэропорту и на вокзалах, транспортное обеспечение, включая организацию кортежей, сопровождения ГИБДД, парковки и др., обеспечение вопросов безопасности.
  • Знание культурных и этических особенностей, делового этикета и общения.
  • Проработка визита с участием супругов и разработка отдельной программы для них.
  • Умение максимально оперативно и четко реагировать в стрессовых и форс-мажорных ситуациях.

Организация работы информационно-сервисных стоек

Информационно-сервисные стойки являются неотъемлемым компонентом любого мероприятия и выполняют важную функцию информирования участников по различным направленностям (транспорт, размещение, культурная программа, организация переговоров), тем самым обеспечивая оперативное оповещение обо всех аспектах и изменениях в рамках события.

  • Информационно-сервисные стойки предоставляются в полной комплектации: мебель, фирменное брендирование, навигационные указатели, IT-оборудование.
  • За стойками работает подготовленный на специализированных тренингах, владеющий иностранными языками персонал, всегда готовый помочь гостям и ответить на все интересующие вопросы.
  • Персоналу также предоставляется единая форма одежды, выполненная в фирменном стиле мероприятия.
  • Установка и работа информационных стоек проходит как на площадке события, так и на удаленных объектах прибытия участников (аэропорты, вокзалы).

Совокупность этих компонентов гарантирует бесперебойную информационно-сервисную работу Вашего мероприятия, а также создает профессиональную, приятную и комфортную для участников и посетителей мероприятия атмосферу.

Конгресс-менеджмент на мероприятиях

Конгресс-менеджмент – направление, обеспечивающее контроль технической и имиджевой готовности конференц-залов, зон делового общения и комнат переговоров.

  • Обеспечение супервайзинга технического состояния залов заседаний, проверка работы комплекса конгрессного оборудования, взаимодействие с техническим персоналом зала.
  • Контроль наличия в залах информационных материалов для участников, обеспечения синхронного перевода, флористического декора, кейтеринга.
  • Подготовка и контроль рассадки в зале заседания с учетом делового и дипломатического протокола; подготовка президиума в соответствии с согласованным регламентом.
  • Подготовка и координация персонала для обеспечения работы мероприятия.

Организация call-центра и горячей линии для участников

  • Организация работы операторов в режиме 24/7
  • Полное техническое обеспечение call-центра
  • Высококвалифицированные операторы, владеющие русским и английским языками;
  • Применение наиболее эффективных стратегий маркетинговых коммуникаций, обеспечивающих ожидаемые вами качественные результаты;
  • Быстрые и информативные ответы на все поступающие вопросы клиентов;
  • Общение с клиентом в рамках согласованного сценария;
  • Отчеты и статистика по значимым для Вас параметрам.