Организация системы аккредитации и регистрации участников и технического персонала

Специфика организации деловых мероприятий высокого уровня отражается на всех направлениях.  В частности, системная и заблаговременная работа с участниками, делегациями и статусными гостями позволяет предоставить сервис высочайшего уровня в части обеспечения комфортного процесса аккредитации с оперативной выдачей высокотехнологичных пластиковых беджей. При организации системы аккредитации и регистрации в компании «Прокси Центр» используются современный информационные технологии, предусмотрена комплексная система информационной безопасности, гарантирующая устойчивую работу при возникновении кибератак. Серверное оборудование, используемое в системе регистрации, размещается в профессиональных дата-центрах, во время проведения мероприятия задействуется резервный узел системы электронной регистрации, что позволяет продолжить работу даже в случае отказа каналов связи и электропитания.

В цифрах

305 мероприятий в рамках 70 проектов

более 250 единиц собственной оргтехники

6 часов от поступления заказа до старта проекта и выдачей беджей

10.000 участников аккредитовано на ПМЭФ в 2015 году

Web-регистрация

Комплекс услуг и работ по сбору, обработке и хранению персональных данных об участниках, представителях СМИ, Оргкомитета, технического персонала, служб безопасности, а также других категориях, согласно формату мероприятия. Осуществляется посредством доступа через личный кабинет представителя от группы участников или персональный личный кабинет участника.

Решения по организации web-регистрации

  • Создание специального интерфейса для организации web- регистрации участников мероприятия
  • Создание личного кабинета участника и/или организации в формате, отвечающем целям и задачам мероприятия
  • Интегрирование имеющейся базы данных в электронную систему для осуществления дальнейшей аккредитации участников

Аккредитация

Комплекс услуг и работ по организации процесса выдачи беджей для участников, представителей СМИ, Оргкомитета, технического персонала, служб безопасности, а также других категориях, согласно формату мероприятия. Осуществляется с помощью специализированного оборудования и использования специального программного обеспечения (информационная система).

Компания «Прокси Центр» всегда готова предоставить комплексное решение по оснащению зон аккредитации, включающее в себя предоставление регистрационных стоек, брендированных в фирменном стиле мероприятия, информационных и навигационных указателей, мебели. За стойками аккредитации работает высококвалифицированный, прошедший специальные тренинги и владеющий иностранными языками персонал. Персоналу предоставляется единая форма одежды, выполненная в фирменном стиле мероприятия.

Профессиональная информационная система

Специалистами компании «Прокси Центр» разработана собственная информационная система для обеспечения мероприятия высокого уровня.

Основные блоки информационной системы:

  • Портал web-регистрации участников
  • Портал для регистрации представителей организационного комитета и технического персонала
  • Портал для регистрации представителей СМИ\
  • Интерфейс, обеспечивающий возможность работы со списками участников

Собственный программный продукт

Собственный программный продукт компании «Прокси Центр» разработан специально для проведения крупных международных мероприятий высокого уровня.

  • Быстрая и комфортная процедуры регистрации и аккредитации
  • Оперативная замена беджа в случае потери или порчи: многоценно и без повторного прохождения регистрации
  • Отслеживание количества аккредитованных участников в режиме реального времени

Специализированное оборудование

Компания «Прокси Центр» обладает одним из самых крупных в России парков специализированного оборудования для аккредитации.

  • Профессиональные принтеры EDI secure xid 8300, позволяющие осуществлять полноценную печать на пластиковых носителей методом термотрансфера с разрешением не менее 300 dpi со скоростью 100 беджей/час на1 принтер.
  • Мобильные рабочие места операторов с предустановленным программным обеспечением для работы операторов аккредитации.
  • Web-камеры высокой четкости для фотографирования участников.
  • Серверное оборудование с предустановленным программным обеспечением для обеспечения работы web-регистрации и аккредитации.
  • Беспроводное оборудование для организации беспроводной зоны доступа в интернет для участников и технических служб мероприятия.
  • Кейс с мобильным серверным оборудованием для обеспечения системы резервирования и мгновенного доступа к базе данных в случае сбоя при отсутствующем подключении к основному серверу. Кейс с мобильным серверным оборудованием также используется для быстрого развертывания сетевой инфраструктуры для аккредитации на любой площадке, даже технически не оснащенной.
  • Сетевые коммутаторы и маршрутизаторы для обеспечения связи и информационной безопасности на площадке

Контроль доступа в различные зоны

  • Осуществления контроля доступа на мероприятие посредством использования программируемых карт, штрих- и QR-кодов, а также считывателей.
  • Зонирование площадки посредством установки терминалов контроля доступа

Создание и интегрирования СКУД в модуль аккредитации