Ялтинский международный экономический форум, ежегодно

Специалисты компании «Прокси Центр» третий год подряд участвовали в подготовке и организации Ялтинского международного экономического форума (ЯМЭФ). Форум, состоявшийся 20–22 апреля 2017 года в Крыму, вошел в число крупнейших деловых мероприятий России и подтвердил свой статус крупной международной деловой площадки для эффективного обсуждения вопросов глобальной повестки.

Участие специалистов компании в подготовке и проведении ЯМЭФ прошло в тесном сотрудничестве и координации действий с оператором Форума – Фондом "Ялтинский международный экономический форум".

Представители «Прокси Центр» выполнили комплекс задач по работе с участниками и делегациями Форума. Подготовительный этап работы включал формирование базы потенциальных участников и спикеров Форума в количестве 5 тысяч человек, рассылку приглашений, работу делегат-менеджеров, консультации по вопросам логистики и пребывания на площадке в дни Форума. Была налажена работа системы онлайн-регистрации и единого контакт-центра Форума, разработан справочник делегата с информацией о мероприятии, программой Форума, а также с общими данными о Ялте, достопримечательностях и местах отдыха.

Каждый участник Форума получал «Личный кабинет» на сайте мероприятия и возможность в режиме онлайн заказать сервисы: размещение, транспорт, организация деловых встреч. До начала Форума делегат-менеджеры находились в постоянном контакте с закрепленными за ними участниками: заключали договоры с представителями российского бизнеса, ориентировали участников в системе онлайн-регистрации, информировали о программе, сроках и местах проведения мероприятий, о сроках онлайн-регистрации и аккредитации на площадке, о работе транспорта, о проведении мероприятий культурной программы и получении других сервисов. В дни Форума специалисты «Прокси Центр» контролировали прибытие спикеров и модераторов на площадки Форума – отель Mriya Resort & Spa и Ливадийский дворец – к началу соответствующей сессии, встречали их и сопровождали в залы заседаний.

Важным направлением работы стала также аккредитация участников ЯМЭФ, сотрудников СМИ и технического персонала. Пункты аккредитации были развернуты на основной площадке Форума – в отеле Mriya Resort & Spa, а также в аэропорту «Симферополь». Пункты аккредитации работали на всем протяжении делового мероприятия, специалисты «Прокси Центр» встречали участников Форума и журналистов, оперативно выдавали аккредитационные беджи и предоставляли исчерпывающую информацию о событии.

Сотрудники «Прокси Центр» участвовали также в организации транспортного обслуживания Форума: обеспечении работы шаттлов между площадкой мероприятия и гостиницами проживания участников, а также индивидуальных трансферов ВИП-участников, встреч и проводов участников в аэропорту «Симферополь», перевозках технического персонала Форума. 

Выступая в роли технической дирекции Форума, сотрудники «Прокси Центр» обеспечили работу звуковой и световой аппаратуры в залах заседаний, функционирование проекторов, синхронный перевод дискуссий на английский, китайский и итальянский языки, а также с этих языков на русский, аудио- и видеопротокол мероприятий Форума.

Специалисты компании взяли на себя организацию работы временного персонала, задействованного в подготовке и проведении Форума. Комплекс задач по данному направлению включал в себя подбор и инструктаж сотрудников, контроль и координацию их работы.

Сотрудники «Прокси Центр» также отвечали за комплекс задач по взаимодействию со СМИ в ходе подготовки и проведения Форума, аккредитацию сотрудников СМИ, организацию пресс-тура для федеральных СМИ и координацию работы журналистов на мероприятии. 

В 2017 году: > 2 200 участников > 200 международных участников 46 стран мира > 30 договоров на сумму > 100 млрд рублей > 300 сотрудников СМИ