24 апреля 2017

Специалисты «Прокси Центр» приняли участие в подготовке III Ялтинского международного экономического форума

Последние новости

Специалисты компании «Прокси Центр» третий год подряд участвовали в подготовке и организации Ялтинского международного экономического форума (ЯМЭФ). Форум, состоявшийся 20–22 апреля в Крыму, вошел в число крупнейших деловых мероприятий России и подтвердил свой статус крупной международной деловой площадки для эффективного обсуждения вопросов глобальной повестки.

Участие специалистов компании в подготовке и проведении ЯМЭФ прошло в тесном сотрудничестве и координации действий с оператором Форума – Фондом "Ялтинский международный экономический форум".

Представители «Прокси Центр» выполнили комплекс задач по работе с участниками и делегациями Форума. Подготовительный этап работы включал формирование базы потенциальных участников и спикеров Форума в количестве 5 тысяч человек, рассылку приглашений, работу делегат-менеджеров, консультации по вопросам логистики и пребывания на площадке в дни Форума. Была налажена работа системы онлайн-регистрации и единого контакт-центра Форума, разработан справочник делегата с информацией о мероприятии, программой Форума, а также с общими данными о Ялте, достопримечательностях и местах отдыха.

Каждый участник Форума получал «Личный кабинет» на сайте мероприятия и возможность в режиме онлайн заказать сервисы: размещение, транспорт, организация деловых встреч. До начала Форума делегат-менеджеры находились в постоянном контакте с закрепленными за ними участниками: заключали договоры с представителями российского бизнеса, ориентировали участников в системе онлайн-регистрации, информировали о программе, сроках и местах проведения мероприятий, о сроках онлайн-регистрации и аккредитации на площадке, о работе транспорта, о проведении мероприятий культурной программы и получении других сервисов. В дни Форума специалисты «Прокси Центр» контролировали прибытие спикеров и модераторов на площадки Форума – отель Mriya Resort & Spa и Ливадийский дворец – к началу соответствующей сессии, встречали их и сопровождали в залы заседаний.

Важным направлением работы стала также аккредитация участников ЯМЭФ, сотрудников СМИ и технического персонала. Пункты аккредитации были развернуты на основной площадке Форума – в отеле Mriya Resort & Spa, а также в аэропорту «Симферополь». Сотрудники компании провели обучение операторов аккредитации, обеспечили необходимое техническое оборудование для рабочих мест операторов, заблаговременно наладили эффективную работу специального программного обеспечения. Пункты аккредитации работали на всем протяжении делового мероприятия, специалисты «Прокси Центр» встречали участников Форума и журналистов, оперативно выдавали аккредитационные беджи и предоставляли исчерпывающую информацию о событии.

Сотрудники «Прокси Центр» участвовали также в организации транспортного обслуживания Форума: обеспечении работы шаттлов между площадкой мероприятия и гостиницами проживания участников, а также индивидуальных трансферов ВИП-участников, встреч и проводов участников в аэропорту «Симферополь», перевозках технического персонала Форума. Была разработана оптимальная маршрутная сеть, проведены тренинги и инструктажи водительского состава. Специалисты компании организовали работу круглосуточного диспетчерского центра Форума и транспортных координаторов, обеспечили аккредитацию транспортных средств.

Выступая в роли технической дирекции Форума, сотрудники «Прокси Центр» обеспечили работу звуковой и световой аппаратуры в залах заседаний, функционирование проекторов, синхронный перевод дискуссий на английский, китайский и итальянский языки, а также с этих языков на русский, аудио- и видеопротокол мероприятий Форума.

Специалисты компании взяли на себя организацию работы временного персонала, задействованного в подготовке и проведении Форума. Комплекс задач по данному направлению включал в себя подбор и инструктаж сотрудников, контроль и координацию их работы.

Сотрудники «Прокси Центр» также отвечали за комплекс задач по взаимодействию со СМИ в ходе подготовки и проведения Форума, аккредитацию сотрудников СМИ, организацию пресс-тура для федеральных СМИ и координацию работы журналистов на мероприятии. Сотрудникам СМИ был предоставлен для работы комфортабельный пресс-центр, была организована прямая трансляция мероприятий Форума на плазменные панели, обеспечено регулярное информирование обо всех пресс-подходах и других важных мероприятиях. Пресс-служба Форума оперативно подготовила и распространила по базе СМИ 79 пресс-релизов согласно утвержденному новостному плану. Осуществлялся оперативный перевод целевых пресс-релизов по работе ЯМЭФ-2017 на английский язык, который выполнялся носителем языка. Были организованы пресс-подходы и интервью участников Форума для международных и российских СМИ.

ЯМЭФ-2017 в цифрах:

  • Более 2,2 тысячи участников – ровно в 2 раза больше, чем в 2016 году. Число участников делает Ялтинский форум крупнейшим международным деловым мероприятием за всю историю Крыма.
  • Более 200 международных участников из 46 стран мира.
  • 50 человек – численность крупнейшей международной делегации (Италия).
  • Более 30 договоров, контрактов, соглашений и меморандумов было подписано на полях ЯМЭФ-2017. Общая сумма заключенных соглашений – более 100 млрд рублей.
  • Более 50 деловых мероприятий состоялось в рамках Форума. В основную программу ЯМЭФ-2017 вошло более 40 дискуссий общей продолжительностью более 60 часов.
  • Более 300 сотрудников СМИ освещали работу ЯМЭФ-2017. На Форуме были аккредитованы более 20 представителей зарубежных массмедиа.
  • 11 024 публикации вышло в российских и зарубежным СМИ по итогам Форума